Как грамотно заключить договор по электронной почте

Часто компании обмениваются сканами подписанных договоров по электронке или в мессенджерах. Это быстрее, чем ждать бумажную копию по почте, и дешевле, чем отправлять документы с курьером. Разбираемся, насколько безопасно так работать.

Что говорит закон

По закону компании должны заключать сделки письменно: составлять и подписывать договоры. Можно заключить договор на бумаге и в электронном виде — например, обменяться сканами подписанных документов.

Есть несколько случаев, когда нужен договор на бумаге:

  • нотариально заверенные сделки;
  • договоры, которые должны быть зарегистрированы. Например, если заключаете договор на долгосрочную аренду недвижимости — от года.

В остальных случаях закон не требует личной встречи директоров компаний для подписания договора. У обмена сканами такая же сила, как и у бумажного договора. Но есть несколько условий, чтобы сделать все юридически правильно.

  • Бухгалтерские документы должны быть оригиналами или нотариально заверенными копиями.
  • Минфин говорит, что в исключительных случаях можно хранить сканы первичных документов, но не объясняет, что это за случаи.
  • Общее правило: если оригиналов нет, налоговая может оштрафовать и не принять расходы к учету по таким документам.
  • Письмо Минфина об использовании сканов в бухучете

Как сделать скан законным документом

Установить, что сканы подписанных договоров пришли именно от стороны сделки. Пропишите в договоре адреса электронной почты, ведите переписку и обменивайтесь сканами с них. Лучше, если адрес будет корпоративным: так проще установить, что электронная почта принадлежит той компании, с которой вы заключили договор.

Почту на публичных серверах (mail, gmail, yandex и других) тоже можно использовать, но в этом случае значительно сложнее доказать в суде, что письмо пришло от вашего партнера.

ИП пытался доказать, что другая компания должно выплатить деньги и неустойку по договору аренды. Договор аренды ИП отправлял на почту catvik@bk.ru.

Арбитражный суд решил, что по почте на публичном почтовом домене нельзя установить, кому она принадлежит. Ведь для создания этого ящика не нужно предъявлять документы — паспорт, свидетельство о регистрации ИП или что-то еще. Можно придумать себе любое почтовое имя, хоть microsoft_official@bk.ru. И никто не попросит подтвердить вашу связь с компанией Microsoft.

Переписку с почты catvik@bk.ru мог вести человек, который не имеет отношения к компании. Эта почта не указана в договоре компании с ИП или открытых данных компании. Нельзя подтвердить документом, что тот, кто переписывался с ИП имел право согласовывать договоры от имени компании.

Суд отказал предпринимателю.

Дело № Ф09-1081/2017

Договор в электронном виде должен где-то храниться. Например, на сервере электронной почты компании или на жестком диске. Не удаляйте письма со сканами договоров из почты. В случае проблем со сделкой вы сможете найти адрес, с которого вам отправили скан, дату получения и сам договор. Это поможет подтвердить вашу правоту в суде.

Как подписать договор без личной встречи, чтобы не было проблем

Есть три способа:

  1. Использовать КЭП.
  2. Записать в договоре, что компании сначала обменяются сканами, а потом отправят подписанные оригиналы почтой.
  3. Вписать в договор, что обмен сканами имеет ту же силу, что и бумажные договоры.

Поставить квалифицированную электронную подпись — КЭП. Получить ее можно только в аккредитованном центре.

Это самый надежный способ подписания электронного договора, подделать КЭП сложно. Но есть неудобства: чтобы подписать документ, у вас и партнера должна быть и КЭП, и система электронного документооборота — ЭДО. Для этого нужно установить программы, купить КЭП и подключить ЭДО.

Даже если у вас и другой стороны есть КЭП и ЭДО, лучше вписать в договор, что каждая сторона обязана следить за конфиденциальностью доступов. Напишите в договоре так:

«Стороны согласовали возможность подписания документов с помощью оператора электронного документооборота. Стороны гарантируют обеспечение конфиденциальности ключей электронных подписей. Сторона, которой стало известно о нарушении конфиденциальности ключа электронной подписи, обязана уведомить другую Сторону о данном факте и отказаться от использования данной подписи».

Записать в договор, что компании сначала обменяются сканами, а потом отправят подписанные оригиналы по почте. Так сможете быстро начать работу и не ждать бумажный оригинал договора. Напишите так:

«Стороны признают надлежащим подписание договора, отчетов, актов, дополнительных соглашений путем обмена отсканированными копиями по электронной почте. Такие документы обладают полной юридической силой до момента получения сторонами оригиналов документов».

Вписать в договор, что обмен сканами имеет ту же силу, что и бумажные договоры. Тогда сканов будет достаточно и оригиналы на бумаге не нужны. В договоре напишите так:

«Стороны признают надлежащим подписание договора, отчетов, актов, дополнительных соглашений путем обмена отсканированными копиями по электронной почте. Такие документы считаются подписанными простой электронной подписью и приравниваются к документам на бумажном носителе».

Как правильно работать по сканам договоров

Вот несколько возможностей подстраховаться при заключении сделки по сканам договоров.

Пропишите в договоре электронные адреса, с которых могут прийти документы. Отслеживайте, чтобы документы приходили именно с них.

Если переписка по сделке будет идти с несколькими сотрудниками, укажите все адреса: менеджера, юриста, бухгалтера и директора. Добавьте в договор такую формулировку:

«Для обмена документами и сообщениями по электронной почте должны использоваться следующие адреса: _________».

Если договорились об обмене сканами, укажите в договоре, что компании отвечают за конфиденциальность доступа к электронной почте. Это значит, что логин и пароль не должны попасть к посторонним. Это обезопасит вас, если в суде другая сторона начнет доказывать, что ее почту украли или взломали. Напишите в договоре так:

«Стороны обязуются сохранять конфиденциальность доступов к электронной почте и не передавать их третьим лицам».

Проверьте, чтобы тот, кто подписывает договор, имел на это право. По умолчанию подписывать документы могут ИП и директор ООО. Если документ со стороны партнера подписывает менеджер по продажам, попросите доверенность и проверьте сроки ее действия.

Как грамотно заключить договор по электронной почте Доверенность будет выглядеть примерно так. Обратите внимание на ФИО сотрудника, паспортные данные, название компании, вид договоров, которые можно по ней заключать, и срок действия доверенности. На доверенности обязательно должна быть подпись директора и печать

Отправляйте и принимайте сканы с высоким разрешением. Проверьте, чтобы при пересылке почта не сжимала скан. Подпись и печать должны быть хорошо читаемы. Еще лучше, если партнер не только поставит подпись, но и от руки впишет свои ФИО. Тогда в случае суда будет проще провести графологическую экспертизу.

Не отправляйте сканы договоров в пустом письме. Напишите пояснение. Это поможет подтвердить ваши отношения с партнером:

Как грамотно заключить договор по электронной почте Напишите коротко какие документы отправляете и о какой сделке идет речь.

Плюс стоит подтвердить отправку сканов, например, по СМС:

Как грамотно заключить договор по электронной почте Напишите, куда отправили сканы документов и какие действия ждете от партнера.

А можно обмениваться сканами через мессенджеры?

В целом, можно, но мы не рекомендуем. В мессенджерах собеседник может удалить свои сообщения в переписке не только у себя, но и у вас. А электронное письмо из чужой почты удалить не получится.

Если все же решили обмениваться документами и обсуждать сделку в мессенджерах, пропишите это в договоре. Напишите так:

«Стороны признают надлежащим согласование всех текущих рабочих вопросов в связи с исполнением договора, в том числе направление писем, запросов и других сообщений по электронной почте и с использованием мессенджеров. При отсутствии доказательств фальсификации такая переписка признается юридически значимой и является надлежащим доказательством при судебном споре».

Как доказательство в суде примут только переписку, которую заверил нотариус. Это правило действует не только для распечаток сообщений из мессенджеров, но и для распечатки переписки по электронной почте.

В деле № А56-55043/2015 компания «АЛЬКОР ГЕОПРОДЖЕКТС Лимитед» требовала у ООО «Севморгео» 614 320 долларов. Договоренности с партнером «АЛЬКОР» подтверждала распечаткой переписки. Суд ее не принял, потому что она не была заверена нотариусом, и отказал в иске.

Дело № А56-55043/2015

Уже работаете по сканам, но не прописали ничего в договоре. Как быть?

Если партнер обменялся с вами сканами договора, а потом говорит, что ничего такого не было, все равно можно подтвердить сотрудничество и заставить его выполнить обязательства.

Закон считает сделку заключенной, если стороны одобрили ее своими действиями: оплатили полный или частичный аванс, подписали акт сверки о задолженности, получили товар, приняли работу или услугу. В таком случае партнеру не удастся доказать, что сделки не было.

В деле № А19-1050/2012 арбитражный суд обязал ИП Мартынову выплатить ООО «Домик» 300 000 ₽ долга и 9000 ₽ за просрочку. ИП Мартынова пыталась доказать, что договор не заключала. Но контрагент показал платежку, которая подтверждала, что ИП Мартынова внесла аванс по этому договору. Суд счел это одобрением сделки.

Дело № А19-1050/2012

Можно подтвердить законность сделки, даже если скан договора пришел с несогласованного адреса. Достаточно переписки с почты, которая размещена на домене компании.

В деле № Ф06-1047/2015 ООО «Стройдом» пытались признать сделку с ООО «Химсталькон-Инжиниринг» недействительной. Скан договора отправили не с почты ivanov@himstalcon.ru, которая была прописана в договоре, а с почты kosova@himstalkon.ru. В остальном же договор был оформлен верно. «Химсталькон-Инжиниринг» предоставил документы на домен, и суд признал сделку законной.

Дело № Ф06-1047/2015

Если вы с партнером уже работали по сканам, суд может признать новый договор законным.

В деле № Ф07-1046/2016 ЗАО «Вытегралесторг» отказывалось платить неустойку ИП Роздухову. Компания утверждала, что по электронке ничего не получала и не согласовывала такой порядок обмена документами. Суд установил, что по электронной почте и раньше отправляли договоры, счета-фактуры, прайс-листы. Это привычный способ обмена по электронке компаний, а значит и договор законный.

Дело № Ф07-1046/2016

Главное

По сканам договоров можно безопасно работать, если:

  1. В договоре прописаны адреса электронной почты, с которой ведется официальная переписка. Идеально, если почта находится на домене компании.
  2. У человека, который подписывает договор, есть на это право. Например, доверенность.
  3. Электронные копии документов хранятся на жестком диске или сервере.
Читайте также:  Ликвидация организации: какие документы нужно предоставить в банк

По сканам нельзя:

  1. Подписывать договоры, которые по закону должны быть удостоверены нотариусом или пройти регистрацию.
  2. Подписывать бухгалтерские документы.

Поделитесь статьей

Заключение электронного договора

Обмен бумажными договорами с подписью уполномоченного лица и с печатью организации – не единственная легитимная форма заключения сделки. Законодательство РФ предусматривает возможность заключать договоры в электронном виде. Какие правила необходимо соблюсти, чтобы соглашение между сторонами в электронной форме имело юридическую силу?

Как грамотно заключить договор по электронной почте

Правовая основа

Порядок заключения такого вида деловых документов, как договоры, регламентируется статьями из Гражданского и Трудового Кодексов:  

  • Статья 434 Гражданского Кодекса подтверждает, что  договор между хозяйствующими субъектами (юридическими лицами, физическими лицами или некоммерческими организациями, ведущими от своего имени экономическую деятельность) можно заключить путем обмена электронными документами. Главное, чтобы можно было установить, что электронный документ исходит от стороны по договору.
  • Статьи 312.1 и 312.2 Трудового Кодекса предусматривают, что договор с  дистанционным сотрудником можно оформить в электронной форме.

В цифровом пространстве гарантом неизменности документа и подтверждения авторства выступает усиленная электронная подпись: квалифицированная или неквалифицированная. Применение электронной подписи в России регулируется федеральным законом № 63-ФЗ  «Об электронной подписи» от 06.04.2011. Подробнее о видах электронной подписи можно прочитать в этой статье.

Если вы еще не получили электронную подпись, оформите ЭП в удостоверяющем центре, который прошел аккредитацию. В УЦ Контура есть подписи для сотрудников и руководителей, торгов, отчетности и личных дел.

Заказать

Что придает юридическую силу электронному договору

Как грамотно заключить договор по электронной почте

  • Форма договора должна соответствовать законодательству.
  • Содержание договора должно соответствовать закону.
  • Подписант должен обладать подтвержденным правом заключать сделки.

Остановимся на особенностях, которые связаны с подписанием договоров в электронном виде. Деловые документы можно разделить на два вида: формализованные и неформализованные. От вида электронного документа зависит, что будет гарантировать его юридическую силу.  

Формализованные документы

К таким документам относят трудовой договор с удаленным сотрудником и другие документы — например, счета-фактуры или отчетность. Чтобы придать формализованному документу юридическую силу, необходимо выполнить следующие условия:

  • Составить документ в соответствии с форматом, установленным  государством.
  • Передать его другой стороне сделки в соответствии с установленным регламентом передачи документов.
  • Подписать квалифицированной электронной подписью (далее — КЭП).

КЭП необходимо получить лично или по доверенности в удостоверяющем центре, который аккредитован Минкомсвязи. Электронная подпись должна быть действительна на момент подписания документа.

Неформализованные документы

К этой категории относятся все остальные деловые документы — например,  хозяйственные договоры, доверенности, письма и т.д.  Формат неформализованных  документов государство не регулирует. Есть два способа обеспечить их юридическую силу:

  1. Подписать договор КЭП. Как и в случае с формализованными документами, квалифицированная подпись подтверждает авторство и неизменность содержания документа после того, как он был подписан.
  2. Подписать договор простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью (НЭП). Если стороны решат использовать в документообороте эти виды подписей, им сначала необходимо заключить соглашение, в котором они признают юридическую силу данных видов электронных подписей (ст. 4 № 63-ФЗ). В этом соглашении прописываются требования к виду подписи, к реквизитам договора, его формату и другие условия. Если такое соглашение есть и стороны соблюдают указанный в нем регламент, электронные документы будут иметь юридическую силу.

Как грамотно заключить договор по электронной почте

Какие договоры можно заключать в электронном виде, а какие нет?

Электронный договор, как и любой другой документ, который был подписан квалифицированной электронной подписью, равнозначен бумажному документы, который был подписан собственноручно. Но в этом правиле есть несколько исключений.

Договоры только на бумаге

В случаях, прямо установленных федеральным законом или другими нормативными актами, документ должен быть составлен только на бумажном носителе (п. 1 ст. 6 № 63-ФЗ). 

Только в электронном виде

И, наоборот, есть случаи, когда заключить договор можно только в электронном виде. Например, заключить контракт по результатам электронного аукциона в рамках федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд».

То есть заключить договор можно в бумажной или электронной форме, если законом не предусмотрено, при несоблюдении письменной формы сделки, ее признают недействительной.

Как грамотно заключить договор дистанционно в электронной форме без ЭЦП

Большинство договоров, которые заключаются между обычными гражданами, между предпринимателями и клиентами, можно легко заключить в электронной форме и без ЭЦП. Российское законодательство прямо говорит о такой возможности.

К таким договорам относятся те, для заключения которых не требуется нотариального заверения и регистрации в публичных реестрах.

  • Пункт 2 статьи 434 Гражданского кодекса говорит о том, что договор в письменной форме может быть заключен путём составления одного документа (в том числе электронного), подписанного сторонами, или обмена письмами, телеграммами, электронными документами либо иными данными в соответствии с правилами абзаца второго пункта 1 статьи 160 настоящего Кодекса.
  • Абзац второй пункта 1 статьи 160 Гражданского кодекса говорит о том, что письменная форма сделки считается соблюденной в случае совершения лицом сделки с помощью электронных либо иных технических средств, позволяющих воспроизвести на материальном носителе в неизменном виде содержание сделки, при этом требование о наличии подписи считается выполненным, если использован любой способ, позволяющий достоверно определить лицо, выразившее волю.
  • Чтобы грамотно всё оформить, достаточно включить в договор пункты следующего содержания (и выполнить указанные в них условия):

«Настоящий Договор заключен Сторонами путём акцепта оферты. Офертой является направление Исполнителем Заказчику проекта настоящего Договора в электронной форме по электронной почте.

Акцептом является внесение Заказчиком предусмотренной пунктом _____ Договора предоплаты со ссылкой на данныи Договор.

С момента внесения предоплаты (акцепта оферты) Договор считается заключенным и вступает в действие.

В целях определения актуальной (действующей) редакции Договора в случае его обсуждения Сторонами каждая новая редакция Договора обозначается новым (уникальным) номером. Актуальной (действующей) редакцией Договора является редакция, утверждённая Сторонами посредством обмена сообщениями по электронной почте».

или (более надёжный вариант):

«Настоящий Договор заключен Сторонами дистанционно путём совершения следующих конклюдентных деиствий, обеспечивающих надлежащую идентификацию Сторон: Для заключения настоящего Договора каждая из Сторон осуществляет со своего банковского счёта на банковский счёт другой Стороны денежный перевод в размере 105 рублей (*может быть указана любая символическая сумма) с указанием в назначении платежа кода „Договор № ____“.

Платеж должен быть совершен с использованием банковских данных Сторон, указанных в настоящем Соглашении.

В целях определения актуальной (действующей) редакции Договора в случае его обсуждения Сторонами каждая новая редакция Договора обозначается новым (уникальным) номером.

Актуальной (действующей) редакцией Договора является редакция, утверждённая Сторонами посредством обмена сообщениями по электронной почте».

Указанные способы заключения договора в электронной форме отвечают вышеуказанным требованиям законодательства, а именно позволяют воспроизвести договор на материальном носителе в неизменном виде (содержание договора фиксируется сторонами в переписке по электронной почте) и позволяет достоверно определить лицо, выразившее волю на заключение договора. Схема с использованием символических платежей для идентификации контрагента довольно давно обкатана в том числе различными сервисными компаниями (такси, каршеринг, доставка еды и так далее), она также применима для заключения договоров в иных сферах правоотношений.

P.S. Конечно, вероятность мошенничества со стороны злоумышленников не исключается ни при обозначенном способе заключения договора, ни при других (более традиционных способах).

При заключении договора лучше проверить благонадёжность контрагента с помощью открытых источников, а получив символический платёж в рамках действий по заключению договора, сверить реквизиты отправителя платежа с реквизитами контрагента, указанными в договоре.

Так или иначе, процедуры предварительной проверки контрагента никто не отменял при любом способе заключения договора.

  1. С уважением, предприниматель, инвестиционный и корпоративный юрист Евгений Рябов
  2. evrcapital@gmail.com
  3. t.me/eriabov

Когда договор считается заключенным: переписка и счет по e‑mail, аналоги электронной подписи, оформление письма с договором

Гражданское законодательство знает всего две формы, в которых может быть заключена сделка: устная и письменная (п. 1 ст. 158 ГК РФ). В свою очередь, письменная форма подразделяется на простую и нотариальную. А простая письменная форма, если речь идет о двусторонних или многосторонних сделках (т. е. о договорах), может принимать самые разнообразные виды.

Это не только привычный бумажный документ, в котором изложены все условия, поименованы стороны и стоят их подписи. Договоры могут заключаться и путем обмена письмами, телеграммами, телексами, телефаксами и иными документами, в том числе электронными документами, передаваемыми по каналам связи (п. 1 ст.

 160, п. 2 ст. 434 ГК РФ). При этом главное, чтобы применяемый способ обмена позволял достоверно установить тот факт, что автором документа является именно другая сторона. О том, как выполнить это условие, мы еще поговорим. А сейчас продолжим рассмотрение возможных вариантов простой письменной формы договора.

Бесплатно составлять договоры в Контур.Эльбе по готовым шаблонам

Помимо единого документа, подписанного сторонами, а также обмена документами, Гражданский кодекс знает еще одну разновидность письменной формы договора.

Это направление одной стороной письменного предложения заключить договор и совершение другой стороной действий по выполнению указанных в этом предложении условий договора, например, по отгрузке или оплате (п. 3 ст. 434, п. 3 ст. 438 ГК РФ).

Читайте также:  Можно ли изменить наказание по ч. 2 ст. 228 УК РФ?

Проще говоря, в ситуации, когда одна сторона просто выставляет счет, содержащий указание на то, что после его оплаты в установленный срок произойдет отгрузка указанных в нем товаров, работ или услуг, а вторая сторона в установленный срок этот счет оплачивает, между сторонами заключается договор. Причем, такой договор считается заключенным именно в письменной форме, даже если отдельный документ, подписанный обеими сторонами, при этом не оформляется.

Подведем промежуточный итог: простая письменная форма сделки считается соблюденной в следующих случаях.

  1. Стороны составили и подписали один документ, в котором изложили все условия договора.
  2. Стороны согласовали все условия договора в письмах или других «односторонних» документах, которыми они обменивались.
  3. Одна сторона направила другой письменное предложение заключить договор на определенных условиях (например, выставила счет), а другая сторона в ответ на это предложение совершила действия по выполнению указанных в нем условий договора (например, в срок, указанный в счете, провела его оплату).

«Электронный» договор

Перейдем теперь к более детальному рассмотрению дистанционной формы заключения договора. Как гласит п. 2 ст. 160 ГК РФ, сделка может быть заключена с помощью электронной подписи. Понятно, что речь тут идет об использовании электронной подписи (простой или усиленной) в соответствии с Федеральным законом от 06.04.11 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Однако помимо электронной подписи п. 2 ст. 160 ГК РФ допускает применение и других аналогов собственноручной подписи, прямо их не называя. То есть перечень допустимых аналогов является открытым.

На практике ими могут служить, например, коды дилера, различные шифры, ПИНы, или скан-копии «живой» подписи. При этом они выполняют ту же роль, что и электронная подпись, т.е.

являются полным аналогом собственноручной подписи и могут подтверждать подписание договора в электронной форме.

Но для того, чтобы произошло подобное приравнивание нужно выполнить одно важное условие: предусмотреть такую возможность соглашением сторон (п. 2 ст. 160 ГК РФ). Сразу оговоримся, что подобное соглашение требуется только в тех случаях, когда приравнивание прямо не предусмотрено законодательно.

Так, п. 1 ст. 6 Закона № 63-ФЗ проводит такое приравнивание в отношении квалифицированной электронной подписи (КЭП).

Следовательно, когда стороны используют КЭП, то заключенные ими договоры в электронной форме имеют равную юридическую силу с договорами на бумажных носителях непосредственно в силу закона.

Обмениваться с контрагентами юридически значимой «первичкой» через интернет Входящие бесплатно

Поэтому в данном случае сторонам договора не нужно делать оговорок или заключать отдельных соглашений на бумажных носителях, в которых имеется условие о том, что стороны признают одинаковую юридическую силу договоров в электронной форме и на бумажных носителях.

В остальных же случаях такая оговорка необходима. Причем лучше, если она будет сделана в обычном, бумажном документе, подписанном обеими сторонами. Это может быть как отдельное соглашение об использовании аналогов собственноручной подписи, так и специальный пункт или раздел в каком-либо из договоров, заключенных ранее. Хотя использовать электронное соглашение тоже не запрещено.  

Возможность оформления договора путем обмена электронными документами признает и судебная практика.

Например, ФАС Дальневосточного округа признал, что между сторонами действительно заключен договор в ситуации, когда он был подписан путем обмена сканкопиями по электронной почте.

При этом суд установил, что данные копии документов идентичны, а возможность электронного обмена была предусмотрена условиями предложения делать оферты, которое исходило от одной из сторон договора (постановление от 21.04.14 № Ф03-1251/2014 по делу № А37-1143/2013).

Арбитраж Северо-Кавказского округа признал заключенным договор, условия которого были изложены в электронных письмах, направленных друг другу контрагентами. Причем в этом случае между сторонами не было заключено специального соглашения, предусматривающего возможность подобного электронного обмена документами.

Но суд обратил внимание, что сторона, получившая по электронной почте акты транспортно-экспедиционных услуг, оказанных по заключенному в таком порядке договору, произвела оплату оказанных услуг в полном соответствии с полученными по электронной почте документами.

Эти действия суд признал подтверждением возможности обмена документами посредством электронной почты (постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 08.08.12 по делу № А53-11601/2011).

Аналогичный подход к соглашению, допускающему электронное подписание договора, находим и в постановлении ФАС Северо-Кавказского округа от 12.04.11 по делу № А63-4698/2010).

Как определить автора документа

Как было сказано выше, при заключении договора путем обмена письмами и прочими документами, в т. ч. и электронными, важное значение имеет факт установления автора соответствующего документа. Согласно п. 4 ст. 434 ГК РФ необходимо, чтобы сторона, получающая соответствующее письмо или документ, смогла достоверно установить, что они исходят от другой стороны по договору.

Очевидно, что безусловным доказательством составления стороной по договору документов в электронной форме является квалифицированная (КЭП) или неквалифицированная электронная подпись отправителя документа (п. 2 ст. 160 ГК РФ).

В этом случае не требуется каких-то дополнительных доказательств того, что документ исходит от стороны по договору. Ведь такая электронная подпись позволяет достоверно определить лицо, подписавшее электронный документ (ст. 5 Закона № 63-ФЗ).

Поэтому наличие КЭП в документе в электронной форме, подлинность которого удостоверена программой проверки, позволяет сделать вывод, что он составлен конкретным лицом, т.е. «исходит от стороны по договору».

Получить сертификат усиленной квалифицированной электронной подписи через час

Если же при заключении договора в электронной форме стороны используют простую электронную подпись или иной аналог собственноручной подписи, то стороне нужно отдельно удостовериться, что документ составлен и отправлен стороной по договору.

В частности, доказательством этого может быть отправление электронного документа именно с того адреса электронной почты, который указан в соглашении, предусматривающем электронный документооборот. Также подтвердить автора можно путем просмотра метаданных в соответствующем документе, или, к примеру, телефонограммой отправителя.

В любом случае допустимые методы проверки и доказательства авторства лучше заранее предусмотреть в соглашении об электронном документообороте.

Как оформить электронное письмо с договором

От теории перейдем к практике. Как правильно оформлять договоры, заключаемые в электронном виде? К примеру, если речь идет об обмене электронными письмами, нужно ли все условия излагать непосредственно в «теле» письма, или это может быть вложение? А если вложение, то в каком формате?

Гражданский кодекс на этот счет хранит молчание и не устанавливает обязанности сторон использовать при заключении договора в электронной форме какие-либо конкретные информационные технологии и (или) технические устройства. Значит, все эти вопросы определяются сторонами самостоятельно.

Например, вопросы могут согласовываться в заключенном сторонами рамочном договоре, определяющем порядок и условия заключения последующих договоров в электронной форме.

Если же подобные нюансы сторонами не согласованы, то каждая из них может использовать любой вариант оформления документа в электронной форме.

Более того, если стороны не установили иных условий, то разные экземпляры одного и того же договора, для которого законодательством предусмотрена простая письменная форма, могут формироваться в разных форматах и даже на разных носителях, т.е. и в электронной форме, и на бумажном носителе.

Ведь ГК РФ не устанавливает запрета на совмещение нескольких способов заключения договора в простой письменной форме. Поэтому, к примеру, один экземпляр договора может существовать на бумажном носителе, а другой экземпляр этого же договора — в электронной форме. Или же один — в виде электронного письма без вложений (т. е.

текст в «теле» письма), а другой — в виде файла в формате pdf или doc.

Бесплатно скачать и распечатать договор подряда

Счет на оплату по электронной почте

В заключение остановимся еще на одном моменте: можно ли в электронной форме заключить договор путем выставления счета и его оплаты? То есть, можно ли такой счет-оферту выставлять не на бумаге, а в электронном виде?

Как уже говорилось, пунктом 3 статьи 434 ГК РФ предусмотрено, что требование о письменной форме договора считается соблюденным, если письменное предложение заключить договор принято в порядке, предусмотренном пунктом 3 статьи 438 ГК РФ.

В соответствии с указанной нормой совершение лицом, получившим оферту, в срок, установленный для ее акцепта, действий по выполнению указанных в ней условий договора (отгрузка товаров, предоставление услуг, выполнение работ, уплата соответствующей суммы и т.п.) считается акцептом (акцепт путем исполнения).

Применение этого правила ГК РФ никак не ограничивает только сферой документооборота на бумажных носителях. А значит, оно может применяться и в случае оферты (в т. ч. и выставления счета) в электронной форме. Заметим, что указанные выводы подтверждаются и судебной практикой (см. уже упоминавшиеся постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 12.04.

11 по делу № А63-4698/2010 и от 08.08.2012 по делу № А53-11601/2011, где суд как раз и признал договором действия по оплате выставленных в электронной форме счетов).

Обратите внимание: организации и предприниматели, у которых есть сертификат электронной подписи для отправки налоговой отчетности, могут бесплатно отправить контрагентам неограниченное количество юридически значимых договоров, счетов-фактур, накладных и других документов через систему «Контур.Диадок» в рамках акции «Безлимит на 2 месяца».

Подписание договора по электронной почте — Мнения судов и налоговой — Советы юриста компании Базальт в Москве

Заключение договора путем обмена скан-копиями по электронной почте становится нормой делового оборота. Особенно часто это используется для договоров на сравнительно небольшие суммы. Преимущества очевидны — это значительно ускоряет процесс работы и особенно актуально для партнеров из разных регионов.

Читайте также:  Правильное заключение договора на поставку между ип и ип: типовой образец

Законно ли это? Имеет ли юридическую силу скан-копия без оригинала? Рассмотрим вопрос подробнее.

Что говорит закон о заключении договора?

Гражданский кодекс Российской Федерации (ГК РФ) говорит, что договор составляется с помощью технических средств, позволяющих его воспроизвести на материальном носителе и подписывается уполномоченными лицами.

При этом требование о наличии подписи считается выполненным, если использован любой способ, позволяющий достоверно определить лицо, выразившее волю. Это может быть собственноручная подпись на документе или ее аналог электронная цифровая подпись.

  • Также ГК РФ допускает обмен документами с помощью почтовой, электронной или иной связи, при условии, что способ заключения договора позволяет достоверно определить лицо, выразившее волю.
  • Достаточно ли скана договора: позиция судов
  • Моделируем ситуацию:

Мы договорились с контрагентом об условиях сотрудничества. Подготовили договор, подписали со своей стороны и отправили скан-копию контрагенту по электронной почте. Тот распечатал, подписал со своей стороны, отсканировал и отправил нам обратно

Теперь у нас на руках оригинал договора, подписанный с нашей стороны, и распечатка скана договора, подписанного обеими сторонами.

Если все идет хорошо, вопросов между сторонами не возникает. Но, случается, что одна из сторон внезапно меняет свою позицию, идет в суд и заявляет, что договор не заключен вовсе.

Истец подкрепляет свою позицию ссылкой на Гражданский кодекс, на нормы о соблюдении письменной формы сделки и о том, что заключение договора подразумевает составление единого документа, подписанного уполномоченными лицами, а в данном случае подобного документа не было.

Однако, суды уже давно исходят из тезиса, что сторона не вправе ссылаться на незаключенность договора, если он уже исполняется сторонами.

То есть, если обе стороны начали работать по договору, значит предполагается, что они согласны с тем, что договор заключен.  В данной ситуации несоблюдение простой письменной формы сделки уже не будет играть существенной роли.

Другой вопрос: были ли однозначно согласованы все условия договора?  Допустим, в переписке по электронной почте фигурировали разные версии договора: в одной поставка товара идет за счет покупателя, а в другой — за счет продавца. Какую из версий стороны имели в виду, начиная его исполнение?  

В этом случае суд будет анализировать совокупность косвенных доказательств, включая переписку по электронной почте. Правда, в том случае, если переписка осуществлялась с понятных адресов, желательно — с корпоративной почты.

Таким образом, с точки зрения заключенности договоров и отстаивания своей позиции с контрагентом, скан подписанного договора не такой уж и плохой вариант. Если все делать правильно, суд учтет вашу позицию.

  1. Что скажут бухгалтеры и налоговики при заключении договора путем обмена скан-копиями
  2. Вечный конфликт: руководитель, который думает как заработать деньги и бухгалтер, который ведет «никому не нужный учет», требует какие-то документы и мешает зарабатывать деньги.
  3. Если для бизнеса заключение договора обменом сканами по электронной почте допускается, что еще нужно бухгалтеру?
  4. Может быть, конкретно бухгалтеру ничего и не нужно, но вот закон о бухгалтерском учете заставляет следовать массе требований и правил.
  5. Несмотря на то, что соглашением сторон может быть предусмотрен обмен документами по электронной почте, подобный документ может быть применен только в оперативном управлении и не может быть принят к бухгалтерскому учету.
  6. Все хозяйственные операции в бухгалтерском и налоговом учете должны быть подтверждены оригиналами первичных документов или надлежащим образом заверенными копиями.

Отсутствие (непредставление) первичных документов является нарушением, за которое предусмотрена административная  ответственность.

Как минимум, налоговая инспекция может наложить штраф за грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета (5 000 — 20 000 руб.

), но может и не согласиться с принятием к расходам, уменьшающим налогооблагаемую базу, хозяйственных операций, подтвержденных копиями договоров. А это означает, что организации придется доплатить налог на прибыль, НДС, штрафы и пени.

Достаточно ли скана договора для организаций на УСН?

Официально — нет. Но вероятность наступления санкции крайне низка, а ее размер — невелик.

Если организация применяет УСН (упрощенную систему налогообложения) с выплатой 6% от дохода, расходы вообще не участвуют в расчете налогооблагаемой базы и не влияют на ваш налог.

И в ситуации, когда ваши расходы подтверждены скан-копией подписанного договора, трудно предположить, что может предъявить налоговая — так как мнение ФНС о неподтвержденности затрат никак не повлияет на ваш налог.

Соответственно, для увеличения налоговой базы и доначисления налога оснований не будет.

Теоретически, может быть предъявлено обвинение в нарушении правил ведения бухгалтерского учета. Под грубое нарушение правил ведения учета попадает, в том числе, и отсутствие первичных документов.

В этом случае на должностных лиц будет наложен штраф.  Согласно ст. 15.11 КоАП РФ, за первичное грубое нарушение требований к бухучету и отчетности должностное лицо могут оштрафовать на 5 000 —10 000 руб. За повторное — на 10 000—20 000 руб. или дисквалифицировать на срок от года до двух.

Вероятность применения санкций за отсутствие оригиналов договоров небольшая, так как налоговики выявить нарушения такого рода могут только при выездной налоговой проверке. Стоит отметить, что фирмы с упрощенной системой налогообложения на 6% проверяют редко. Так что уличить организацию в подобном нарушении крайне сложно.

Нужны ли оригиналы договоров: делаем выводы

Несмотря на удобство заключения договора по электронной почте, всё-таки этого недостаточно. Уважайте мнение бухгалтера. Хотя бухгалтерия и не зарабатывает деньги, но, в случае налоговой проверки, грамотный бухгалтерский учет поможет избежать значительных финансовых санкций и возможных судебных проволочек при доказательстве фактических отношений.

Целесообразно подключиться к электронной системе обмена документами (например,  через Дидок или другие сервисы) и попросить об этом контрагентов.

Если не получается задействовать электронный документооборот, то согласуйте условия сделки по электронной почте , а потом обменяйтесь оригиналами документов по почте или при помощи курьерской службы.

Изображение на превью stock.adobe.com

Выход из состава участников ООО

Учредители общества с ограниченной ответственностью в ходе деятельности компании могут пожелать разорвать отношения с партнерами по бизнесу. Для этого им придется официально покинуть ООО и продать долю

Этапы купли-продажи доли в ООО

Действующее законодательство позволяет учредителю продать компанию в форме общества с ограниченной ответственностью (далее – ООО) или заменить партнера по бизнесу путем купли-продажи доли. Это право имеет каждый участник, оплативший свою часть в уставном капитале.

Сопровождение сделок с земельными участками

Сопровождение сделок с земельными участками профессиональными юристами возможно как в рамках купли-продажи, дарения или мены, так и в случаях оформления аренды, получения наследства, сдачи в залог или внесения недвижимости в уставный капитал организации.

Смена юридического адреса на примере ООО

Переезд единоличного исполнительного органа фирмы в другой офис — не просто вопрос транспортировки имущества и обустройства новых рабочих мест. Происходит смена юридического адреса, о чем необходимо оперативно и официально уведомить уполномоченные органы.

Регистрация садоводческого некоммерческого товарищества

Если гражданам принадлежат земельные участки или различные сооружения, они вправе создать официальное объединение. Это прямо следует из законодательства РФ. Такое решение принимается для облегчения хозяйствования и управления, однако требует предварительного сопоставления плюсов и минусов, а также тщательной подготовки.

Заключение договора между ООО / ИП и самозанятым

Несколько лет назад в рамках проведения эксперимента по установлению специального налогового режима (Налог на профессиональный доход) в России появился новый вид налогоплательщиков — плательщики налога на профессиональный доход, по-другому – самозанятые.

Ссылка на основную публикацию