Работодатель вместо старой трудовой книжки выдал новую

Форма сведений о трудовой деятельности, СТД-Р, которую обязан выдавать работодатель работнику при увольнении, наконец стала известна.

Согласно статье 1 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ, эту форму работодатель выдает тем сотрудникам, которые предпочли электронный вариант ведения трудовой книжки. Именно этот бланк вместе с бумажной трудовой или взамен ее лицо предоставит будущему работодателю при заключении трудового договора.

Кроме того, СТД-Р может использоваться:

  • для расчета трудового стажа;
  • иных целей в соответствии с законами и другими НПА РФ.

Согласно упомянутой норме СТД-Р выдается в следующие сроки:

  • не позже трех дней с момента получения заявления от работающего сотрудника;
  • в день расторжения трудового договора — при увольнении работника.

Кроме бланка СТД-Р, приказом Минтруда утверждена еще одна форма —  СТД-ПФР. Ее будут выдавать специалисты пенсионного фонда. Установлен и порядок заполнения названных форм.

Поскольку СТД-Р заполняется работодателем, ему и уделим внимание.

Итак, СТД-Р содержит:

  • сведения о работнике — Ф.И.О., дату рождения, СНИЛС;
  • сведения о работодателе — регистрационный номер в ПФР, наименование работодателя, ИНН, КПП;
  • сведения о подаче заявления — о продолжении ведения трудовой книжки либо о предоставлении сведений о трудовой деятельности (СТД) с датой соответствующего заявления;
  • собственно СТД в виде таблицы из десяти граф.
  • 1) порядковый номер записи;
  • Сведения о трудовой деятельности, включающие в себя:
  • 2) дату кадрового мероприятия;

3) сведения о приеме, переводе, увольнении, а также (согласно п. 2.4 порядка заполнения формы) о переименовании страхователя и установлении (присвоении) работнику профессии, специальности или другой квалификации. Заполняется работодателем с указанием разрядов, классов или других категорий квалификации (класс, категория, классный чин и др.);

4) наименование трудовой функции — указываются должность, специальность, профессия с указанием квалификации, конкретный вид работы и наименование структурного подразделения (если условие об этом включено в трудовой договор).

Все записи заполняются в соответствии со штатным расписанием.

Если присвоение должности или квалификации связано с установленными законодательно льготами или ограничениями, наименование должностей должно соответствовать квалификационным справочникам или профессиональным стандартам или реестрам должностей;

5) код трудовой функции — заполняется с 01.01.2021 в соответствии с профессиональными стандартами в случае принятия работодателем решения об их применении;

  1. 6) причины увольнения со ссылкой на норму ТК РФ — указываются без сокращений согласно положениям ТК РФ или иного федерального закона (пункт, часть статьи и статья кодекса);
  2. Основание произошедшего кадрового мероприятия:
  3. 7) наименование документа — указываются данные приказов (распоряжений, решений, иных документов) о приеме, переводе, увольнении и другое;
  4. 8) дата приказа или иного документа;
  5. 9) номер документа;

10) признак отмены записи сведений о приеме, переводе, увольнении — в случае когда СТД работника нужно отменить, необходимо полностью заполнить графы с 1 по 10 и в графе «Признак отмены» проставить символ «X». Если сведения необходимо исправить, тогда в форме сначала их нужно отразить как отмененные с заполненной графой «Признак отмены», а затем заполнить скорректированные данные.

Форма подписывается уполномоченным лицом с указанием должности и расшифровкой подписи. Предусмотрено место для печати. Для отправки электронной формы потребуется квалифицированная электронная подпись уполномоченного лица.

  • Бланк оформляется способом, указанным в письменном заявлении работника, либо в соответствии с порядком, установленным работодателем для таких целей (например, по электронному адресу).
  • Скачать форму СТД-Р
  • Работодатель вместо старой трудовой книжки выдал новую

ПРИКАЗ Минтруда РФ от 20.01.2020 № 23н
«Об утверждении формы сведений о трудовой деятельности, предоставляемой работнику работодателем, формы предоставления сведений о трудовой деятельности из информационных ресурсов Пенсионного фонда Российской Федерации и порядка их заполнения»

  1. Документ включен в СПС «КонсультантПлюс»

Работодатель вместо старой трудовой книжки выдал новую

Минтруд захотел изменить трудовые книжки с 2023 года — РБК

Для бумажной версии документа разработали новый формат и порядок ведения. Кардинально в них ничего не поменяется. Трудовые старого образца по-прежнему будут действовать, менять их сотрудникам не нужно

Работодатель вместо старой трудовой книжки выдал новую

Курсков Евгений / ТАСС

С 2023 года Минтруд готовится ввести трудовые книжки нового образца. Об этом говорится в подготовленном ведомством пакете документов, сообщает «Российская газета».

Речь идет не об электронных трудовых, введенных с 2021 года, а о классической «бумажной» версии документа. Обновленный формат трудовых заменит старые, но прежние версии документов по-прежнему будут действительны неограниченное время.

Работодателям также не придется заменять старые образцы бланков трудовых книжек и бланков вкладышей в них.

Подготовленные Минтрудом документы также подразумевают отмену ряда устаревших нормативных актов, касающихся трудовых книжек, и принимают новый порядок оформления и ведения этих документов.

В соответствии с ним работодатель по-прежнему должен вести трудовые книжки на каждого сотрудника, если работа является для него основной. В них будут заносится его ФИО, дата рождения, образование, профессия, специальность. Трудовая книжка нового образца будет содержать сведения о переводе на другую постоянную работу, увольнении (в том числе и его основания), награждениях за успехи в работе.

Сотрудники, работающие дистанционно, смогут по желанию отправить работодателю трудовую, куда внесут необходимые данные.

Летом прошлого года премьер-министр Михаил Мишустин подписал постановление, разрешающее гражданам устраиваться на работу по электронным трудовым книжкам. Цифровой формат документа заработал с 1 января 2021 года, в течение предыдущих 12 месяцев сотрудники должны были определиться, будут они пользоваться электронной трудовой или же останутся с бумажной версией.

Доступ к электронной трудовой книжке осуществляется через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда, портал госуслуг, а также мобильные приложения этих сервисов. Сведения из нее можно также получить в виде выписки через МФЦ, ПФР или у работодателя.

По данным портала HeadHunter, больше половины российских сотрудников отказались переходить на электронные трудовые книжки. 80% опрошенных заявили, что работодатель предлагал им перейти на новый формат, 15% сообщили, что не получали таких предложений.

Среди тех, кто решил работать по цифровому документу, больше всего сотрудников ИT, сферы продаж и тех, кто только начал трудовую деятельность, — их 57%. Меньше всего электронной трудовой доверились бухгалтеры и эйчары — 31 и 23% соответственно.

Декабрьское исследование показало, что большинство представителей малого и среднего бизнеса негативно восприняли введение электронных трудовых — таких более 70%. Нейтрально к ним отнеслись в 18% компаний, позитивно — в 11,8%.

Негативное восприятие цифровых документов и отказ переходить на них эксперты объяснили тем, что у большинства субъектов предпринимательства нет штатных кадровиков, эти функции возложены на бухгалтеров, которые не хотят брать на себя дополнительную работу по переоформлению трудовых документов.

Новый работник говорит, что потерял трудовую книжку. Надо ли оформлять новую?

С 2021 года при приеме на работу сотрудников, у которых отсутствует трудовой стаж, бумажная трудовая книжка не заводится. А как быть в ситуации, если новичок утверждает, что ранее работал, но трудовую книжку потерял? Как в этой ситуации поступить работодателю, чтобы не нарушить законодательство и права работника?

Кому с 2021 года бумажные трудовые книжки не оформляются

Введение электронных трудовых книжек (далее также ЭТК) для большого количества работников практически прошло незамеченным.

Если у работника уже оформлена бумажная трудовая книжка, у него имеется право выбора: продолжить ее применять или отказаться от бумажного документа и перейти на электронный формат.

И надо отметить, что подавляющее большинство работников решило сохранить бумажные трудовые книжки.

Вместе с тем, если работник в 2021 году только начинает свою трудовую деятельность, то есть до этого он не работал, бумажную трудовую книжку работодатель ему не оформляет (п. 8 ст. 2 Федерального закона от 16.12.

2019 N 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде»).

В отношении таких работников сведения о трудовой деятельности ведутся исключительно в электронном виде.

Работодатель информирует Пенсионный фонд РФ по форме СЗВ-ТД о кадровых процедурах, производимых в отношении таких работников (прием, перевод, увольнение и т. д.).

Также работодатель не вправе оформить бумажную трудовую книжку работнику, который ранее отказался от этого документа и написал заявление о переходе на ЭТК.

При этом, не имеет значения отказался работник от бумажной трудовой книжки на действующем месте работы или на прежнем месте.

Иными словами, если у прежнего работодателя такой работник перешел на ЭТК, впоследствии при новом трудоустройстве он не может рассчитывать на то, что ему будет оформлена бумажная трудовая книжка.

  • Как действовать работодателю, если новый работник заявляет об утере трудовой книжки
  • В том случае, если к вам поступает на работу новый сотрудник, который заявляет о том, что он ранее работал, но потерял бумажную трудовую книжку и просит оформить новую, его просьбу следует удовлетворить и завести новую трудовую книжку на бумаге.
  • В качестве обоснования данных действий учитывайте следующие обстоятельства:
  1. Законом № 439-ФЗ предусмотрено, что бумажная трудовая книжка не оформляется только тем работникам, которые только начинают трудовую деятельность и ранее не трудились.

  2. В силу ч. 5 ст. 65 Трудового кодекса РФ в случае отсутствия у новичка бумажной трудовой книжки по причине ее утраты или повреждения, работник может обратиться с заявлением к новому работодателю с просьбой оформить новый документ, а работодатель обязан оформить бумажную трудовую книжку.

Читайте также:  Земельные споры

Работодатель вместо старой трудовой книжки выдал новую — Юридическая консультация

Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей утверждены постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее — Правила).

Согласно положениям абз. 2 п. 41 Правил все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, регистрируются у работодателя в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Поскольку надлежащая трудовая книжка работнику выдана не была, то ему необходимо обратиться к работодателю с заявлением в письменной форме с целью разъяснения причин ее не выдачи. В случае утраты трудовой книжки, ее негодности (обгорела, порвана, испачкана и т.п.) можно потребовать у работодателя надлежащего оформления дубликата трудовой книжки.

Всоответствии с положениями абз. 3 п. 33 Правил работнику может быть выдан дубликат трудовой книжки, если трудовая книжка (вкладыш) пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т.п.).

  • На практике, в случае утраты трудовой книжки работодателем, работнику оформляется дубликат трудовой книжки.
  • При оформлении дубликата трудовой книжки, осуществляемом в соответствии с п. 32 Правил, в него вносятся:
  • сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами;
  • сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

Общий стаж работы записывается суммарно, т.е. указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения работодателя, периодов работы и должностей работника.

Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения.

Особенности заполнения дубликата трудовой книжки определены в разд. 7 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69.

Согласно абз. 1 п. 45 Правил ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.

Вместе с тем ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

За нарушение установленного Правилами порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность, установленную ч. 1 ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Новые трудовые книжки и компенсация при «удаленке»: читаем обзор свежих разъяснений от Роструда

Можно ли после 1 сентября оформлять трудовые книжки по старой форме? Позволительно ли заполнять дубликат трудовой книжки на основании справки СТД-ПФР? Вправе ли работодатель удержать излишне выплаченные отпускные из больничного пособия? Обязан ли работодатель выплачивать «удаленному» работнику компенсацию за использование оборудования, если тот отказался от выплаты? На эти и другие вопросы ответили эксперты сервиса Роструда «Онлайн-инспекция.рф».

  • Может ли работодатель сделать работнику дубликат утерянной бумажной трудовой книжки на основании справки СТД-ПФР — «Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые из информационных ресурсов Пенсионного фонда»?
  • Да, работодатель вправе заполнить дубликат на основании сведений из ПФР.
  • Бесплатно заполнить и распечатать СТД‑Р и другие кадровые документы

Отсутствие трудовой книжки при поступлении на работу

В момент оформления на работу сотрудник не предоставил трудовую книжку. Можно ли временно принять его по внешнему совместительству, а после того, как принесет трудовую книжку, оформить как основного работника?

Нет, нельзя. Работа по совместительству может быть оформлена только в случае наличия у работника основного места работы. А при отсутствии трудовой книжки установить этот факт невозможно.

Удержания из больничного пособия

Отгуляв отпуск «авансом», сотрудник увольняется. Вправе ли работодатель удержать излишне выплаченные отпускные из пособия по временной нетрудоспособности?

Нет, отпускные можно удержать из зарплаты (ст. 137 ТК РФ). Производить удержания из пособия по временной нетрудоспособности нельзя.

Рассчитывайте зарплату с учетом повышения МРОТ с 1 июня Рассчитать бесплатно

Периоды выплаты зарплаты

Можно ли прописать в трудовом договоре не конкретные дни выплаты заработной платы, а периоды (например, с 15 по 17 и с 27 по 30 число)?

Нет, нельзя. В трудовом договоре должны быть указаны конкретные даты выплаты заработной платы, а не периоды (ч. 6 ст. 136 ТК РФ).

Компенсация дистанционному работнику

Обязан ли работодатель выплачивать дистанционному работнику компенсацию за использование принадлежащего ему компьютера, если этот сотрудник письменно отказался от данной выплаты? Если обязан, то какая ответственность ждет работодателя в случае невыплаты компенсации?

Если сотрудник использует собственное или арендованное имущество, работодатель должен выплатить ему компенсацию (ст. 312.6 ТК РФ). Такая обязанность возникает и в том случае, если работник письменно отказался от этой выплаты.

Неначисление компенсации может быть расценено как невыплата зарплаты со всеми вытекающими последствиями (проценты по ст. 236 ТК РФ и штраф по ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ).

Также см. «Дистанционная работа в 2021 году: читаем новый закон об «удалёнке»»

Обменивайтесь подлинниками документов с сотрудниками через интернет Входящие бесплатно

Трудовые книжки на старом бланке

С 1 сентября 2021 года вступит в силу приказ Минтруда от 19.05.21 № 320н, которым утверждена новая форма трудовой книжки. Но организация уже закупила бланки строгой отчетности (трудовые книжки, вкладыши) старого образца. Можно ли выдавать их работникам после 1 сентября? Или нужно будет приобрести новые бланки, а старые уничтожить?

С 1 сентября 2021 года работодатель вправе оформлять только новую форму трудовой книжки.

Также см. «Утвержден новый порядок ведения трудовой книжки».

Десять самых важных вопросов об электронной трудовой книжке

С 2020 года в России вводится электронная трудовая книжка – новый формат хорошо знакомого всем работающим гражданам документа.

 В связи с этим в Отделение ПФР по Ростовской области поступают вопросы от жителей нашей области: сохранится ли привычная бумажная версия документа, появится ли новый вид отчетности в Пенсионный фонд для работодателей, есть ли гарантии, что все оцифрованные данные будут надежно защищены.

  1. Можно ли будет сохранить бумажную трудовую книжку?

Да, можно. Для этого будет необходимо подать работодателю соответствующее письменное заявление в произвольной форме до конца 2020 года. В этом случае с 2021 года бумажную трудовую книжку продолжат вести одновременно с электронной. Если работник не подаст никакого заявления до 31 декабря 2020 года, работодатель также продолжит вести трудовую книжку на бумаге.

  1. В каком случае нельзя будет сохранить бумажную трудовую книжку?

Если сотрудник впервые устроится на работу с 1 января 2021 года. У таких работников данные о трудовой деятельности будут вестись только в электронном виде.

  1. В течение какого периода работодателю будет необходимо предоставлять сведения в Пенсионный фонд?

С 1 января 2020 года сведения о трудовой деятельности граждан работодатели должны будут представлять в ПФР ежемесячно не позднее 15-го числа (если в истекшем месяце происходили кадровые изменения).

С 2021 года в случаях приема на работу или увольнения сведения о трудовой деятельности должны будут представляться не позднее рабочего дня, следующего за днем издания документа, который является основанием для приема на работу или увольнения.

  1. Чем защищены базы данных ПФР? Какие гарантии, что данные будут защищены?

Информационная система ПФР аттестована  как система учёта и обработки персональных данных высокого уровня и соответствует всем требованиям в области защиты информации. Информация лицевых счетов фиксируется в распределенных системах хранения, что исключает риск потери данных.

  1. Как работодатель будет направлять сведения о трудовой деятельности сотрудников в ПФР?

Аналогично другой отчетности в ПФР по электронным каналам связи.

  1. Как можно будет получить сведения из электронной трудовой книжки?

Сведения из электронной трудовой книжки можно будет получить через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда России и на Портале госуслуг.

Информацию из электронной трудовой книжки можно будет получить также в бумажном виде, подав заявку:

  • работодателю (по последнему месту работы);
  • в территориальном органе Пенсионного фонда России;
  • в многофункциональном центре (МФЦ).
  1. В отличие от бумажной версии, какая еще информация будет содержаться в электронной трудовой книжке?

По составу данных обе книжки идентичны.

  1. Как можно будет предъявлять электронную трудовую книжку при устройстве на работу?

Информация представляется работодателю либо в распечатанном виде, либо в электронной форме с цифровой подписью.

  1. При увольнении информация о трудовой деятельности будет фиксироваться только в электронном виде?

При увольнении работодатель будет обязан выдать сведения о трудовой деятельности либо на бумаге, либо в электронном виде. В случае сохранения бумажной трудовой книжки, данные будут фиксироваться в ней.

  1. Можно ли вернуться к бумажной трудовой книжке, если ранее написано заявление о выборе электронного варианта?

Если подано заявление о выборе электронной формы внесения сведений о трудовой деятельности, то бумажная трудовая книжка выдаётся работнику на руки, далее информация предоставляется только в электронном виде. Возврат к ведению трудовой книжки на бумаге в этом случае не предусмотрен.

Дубликат трудовой книжки: сложные вопросы оформления

Существуют три ситуации, когда у работодателя возникает необходимость оформлять дубликат трудовой книжки, – если она утеряна, пострадала или в нее была внесена запись, которая в дальнейшем признана недействительной, и работник просит выдать дубликат. Выясним, на основании каких документов могут вноситься записи в дубликат, а также как запросить соответствующие сведения у прежних работодателей.

Когда понадобится дубликат

Давайте разберемся, в каких случаях у работодателя возникает необходимость оформлять дубликат трудовой книжки. Таких ситуаций три:

  1. трудовая книжка утеряна;
  2. трудовая книжка пострадала (например, была залита, разорвана, обгорела и т.д.);
  3. в трудовую книжку была внесена запись, которая в дальнейшем признана недействительной (внесена ошибочно или по решению суда ­признана незаконной), и работник настаивает на выдаче дубликата.
Читайте также:  Перерасчет оплаты второго высшего образования

Дубликат – это копия трудовой книжки, поэтому при ее оформлении сначала надо внести те записи, которые были в первоначальной трудовой книжке.

Однако следует помнить, что вносить их следует только на основании соответствующих документов. Переносить записи из трудовой книжки, которая пострадала или если записи в ней были признаны недействительными, нельзя.

Это значительно усложняет процедуру ­оформления дубликата трудовой книжки.

https://www.youtube.com/watch?v=5_D9cuY3BmU

Что такое «соответствующие документы», на основании которых могут вноситься записи в дубликат?

Согласно п. 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.

2003 № 69, все записи, подлежащие внесению в дубликат трудовой книжки, должны быть подтверждены надлежаще оформленными документами (справками, выписками, копиями приказов, распоряжений).

И либо такие документы, подтверждающие стаж, работник собирает самостоятельно, либо содействие ему в этом оказывает работодатель, к которому работник ­обратился за оформлением дубликата.

А что делать, если предыдущих работодателей найти уже нет возможности? Тогда необходимо обратиться к возможному правопреемнику (например, если предыдущий работодатель был реорганизован в порядке присоединения, выделения и т.д.), либо, если такого найти тоже не удается, – в территориальный архив, к которому относился предыдущий работодатель по юридическому адресу, и если и там сведений нет никаких – то остается только обратиться в суд.

Запрос на предоставление подтверждающей информации для внесения соответствующей записи в дубликат трудовой книжки необходимо отправлять от имени работодателя.

Утвержденной формы запроса нет, поэтому компания составляет его в свободной форме, указывая ту информацию, которая ей необходима для внесения записей в дубликат трудовой книжки.

Обратите также внимание на то, что, прежде чем запрашивать у третьего лица (предыдущего работодателя) персональные данные работника, вам следует получить у него разрешение в ­письменном виде.

Пример 1. Запрос от действующего работодателя

Пример 2. Ответ от бывшего работодателя

Ошибки работодателей

Часто при оформлении самого дубликата работодатель совершает ошибки. Перечень типичных ошибок и приведем ниже:

  1. На титульном листе забывают указать наименование «Дубликат».
  2. Делается некорректная ссылка на документы-основания при внесении записи о стаже, когда работодатель ссылается на номера приказов (о приеме на работу и увольнении), на основании которых работник принимался в другие организации (увольнялся оттуда) и которых нынешний работодатель не видел. При внесении записи в дубликат трудовой книжки указывается в качестве основания ссылка на полученную справку, а именно: «справка (наименование организации, которая ее выдала – полное) от (дата справки) № (при наличии номера)».
  3. Неправильное заполнение дубликата работодателем, который был реорганизован, после того, как работник уволился. Ситуация, когда с увольнения сотрудника прошло довольно много времени, и за этот период организация по различным причинам сменила название. В такой ситуации будет особый порядок оформления дубликата. После указания на титульном листе сведений о работнике, лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, подписывает титульный лист и проставляет печать организации. В связи с тем что организация, являющаяся для работника последним местом работы, изменила свое наименование (или реорганизована) и, соответственно, поменялась печать, на титульном листе ­проставляется оттиск новой печати организации.

    В «Сведениях о работе» необходимо указать сначала то наименование организации, которое существовало в момент приема сотрудника на работу – до переименования (полное и при наличии сокращенное на­именование).

    Далее внести все необходимые записи о приеме, переводах и увольнении. И только после внесения записи об увольнении, но до заверения должностными лицами нужно внести запись о переименовании юридического лица в определенном порядке.

    Следующий порядковый номер: дата не заполняется. В «Сведениях о работе» указывается: «(старое наименование организации – полностью) переименовано с (дата переименования) в (новое название организации – полностью)».

    В качестве основания указываются документы о переименовании – протокол (решение собственников) или приказ по основной деятельности, сведения из ЕГРЮЛ.

    Все произведенные записи заверяются подписью работника, подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и новой печатью организации. Дополнительно можно выдать работнику справку с подтверждением периода работы и переименования ­компании.

  4. Нарушение порядка внесения записей в дубликат трудовой книжки в части указания общего стажа. Это одна из самых ­распространенных ошибок.
  5. Записи вносятся на основании копии трудовой книжки без наличия соответствующих подтверждающих документов. Сотрудникам кадровой службы стоит помнить, что дубликат выдается не на основании копии утраченной трудовой книжки, а на основании соответствующих документов, поэтому если данные копии трудовой книжки и подтверждающих документов будут разниться (например, о продолжительности работы у предыдущего работодателя), то вносить следует сведения именно на основании документов.

    Таким образом, в дубликат сначала вносятся данные об общем стаже данного работника до поступления к последнему работодателю, подтвержденные соответствующими документами, сведения о работе и награждении, которые выносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

    Общий стаж записывается суммарно с указанием общего количества лет, месяцев и дней работы без указания работодателя, периодов работы и должностей.

    Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только те сведения, которые содержатся в этих документах.

    Только после того, как были внесены сведения о стаже работы в предыдущих организациях, указывается наименование работодателя по последнему месту работы в виде заголовка и потом уже вносятся записи о приеме на работу, переводах и, при необходимости, увольнении с ­последнего места работы.

    Вот эти записи уже вносятся со ссылкой на приказы (распоряжения) и иные документы последнего работодателя с указанием их дат и ­номеров.

  6. Также ошибкой является заверение каждой записи в дубликате трудовой книжки печатью последнего работодателя. Заверению подлежит только запись об увольнении от последнего работодателя, который и оформляет дубликат.
  7. Нельзя вносить записи о наименованиях организаций, в которых сотрудник ранее работал, в качестве заголовка. Наименование бывших работодателей вносится в строчку с указанием, когда он был принят и на какую должность.

Итак, подведя итог по всем типичным ошибкам, приведем пример корректного оформления раздела «Сведения о работе» в дубликате трудовой книжки.

Например, если у сотрудника в трудовой книжке было внесено пять записей о периодах работы до последнего работодателя и он потерял трудовую книжку (или ее утерял работодатель), то после сбора справок сначала надо просуммировать весь стаж, который подтвержден справками.

Если, например, из пяти периодов работы справки удалось собрать только с трех мест работы, то по этим трем периодам и производится суммирование стажа, а потом отдельно вносятся все три периода со ссылкой на соответствующие документы, подтверждающие стаж. И только дальше будет вноситься запись о работе в последней ­организации. Образец внесения записи приведен ниже.

Что делать работодателю в связи с переходом на электронные трудовые

Чтобы у Пенсионного фонда появились данные о гражданине как о работнике, работодатели с этого года сдают специальный отчет СЗВ-ТД. По окончании каждого календарного месяца нужно отчитаться о прошедших кадровых мероприятиях:

  • приеме на работу;
  • переводе;
  • увольнении;
  • подаче заявлений о переходе на электронные трудовые книжки.

Помимо этого, СЗВ-ТД также подают, если компанию переименовали, работнику присвоили разряд по профессии, а также в случае получения работником судебного запрета занимать определенную должность.

Если ничего из перечисленного в этом месяце не случилось, отчет отправлять не надо. Но когда в течение 2020 года у какого-то из ваших работников что-то из перечисленного произойдет впервые, вам нужно будет будет подать об этом сотруднике отчет и заодно отразить в нем последнее кадровое событие, которое у него состоялось на 1 января 2020 года.

Пример:Компания приняла Андрея Иванова на должность системного администратора в феврале 2018 года. В марте 2020 года его перевели на должность начальника отдела. В отчете СЗВ-ТД за март 2020 года нужно отразить двумя строками два этих события: прием в 2018 году и перевод на другую работу в марте 2020-го.

И по всем последующим кадровым мероприятиям в течение 2020 года в отношении сотрудников, на которых вы еще не подавали сведения в ПФР, нужно поступить так же.

Пример:Инну Петрову приняли на должность бухгалтера в апреле 2017 года. В феврале 2018-го она перешла на должность главного бухгалтера. В марте 2020 года ее назначили финансовым директором. В СЗВ-ТД за февраль вместе с переводом на эту должность нужно отразить последнее кадровое событие на 1 января 2020 года: назначение на позицию главного бухгалтера.

Отчет СЗВ-ТД сдают до 15-го числа месяца, следующего за тем, в котором произошли кадровые мероприятия. Если вы по какой-то причине не сдали отчет за предыдущие месяцы 2020 года, в которых произошли прием, переводы или увольнения, отправьте эти сведения в Пенсионный фонд с опозданием. Пока никаких штрафов за несвоевременную сдачу отчетов нет.

Читайте также:  Как вернуть излишне уплаченную сумму штрафа

Внимание: в связи с тем, что из-за эпидемии коронавируса службе занятости пришлось перейти на онлайн-регистрацию граждан в качестве безработных, для этого понадобилось быстрое поступление в Пенсионный фонд сведений о приеме на работу и увольнениях.

Пункт 6 Временных правил регистрации граждан в качестве безработных, утвержденных постановлением Правительства РФ от 08.04.

2020 № 460, теперь требует подавать такие сведения не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа о приеме на работу (увольнения), а также издания иных решений или документов, подтверждающих оформление трудовых отношений. Подавать сведения нужно по форме, утвержденной Пенсионным фондом.

Уведомление работникам составляют в произвольном виде, обязательной формы нет. Но важно указать работнику на то, что до 31 декабря 2020 года нужно решить судьбу своей бумажной трудовой книжки:

  • отказаться от ее ведения и перейти на электронную трудовую книжку;
  • сохранить бумажный вариант.

Решение сотрудника оформляется письменным заявлением, которое он подает работодателю до конца года.

Уведомить всех работником нужно до 30 июня 2020 года. Роструд обещал выборочно проверить, как работодатели выполняют требование.

Если работники в длительных отпусках, на больничном или в командировках, то правило о крайнем сроке не применяется. Таких сотрудников нужно уведомить в день выхода на работу. Точно так же — с теми, кто устроится на работу во втором полугодии 2020 года.

В локальных актах компании, где упоминается трудовая книжка, нужно также указать новый документ — сведения о трудовой деятельности работника.

Это точно требуется в Правилах внутреннего трудового распорядка в разделах о приеме на работу и увольнении.

В других документах компании трудовая книжка тоже может упоминаться, обычно это связано с предоставлением каких-то компенсаций, которые зависят от стажа работы сотрудника.

Поднимите все кадровые документы и проверьте, что в них сказано насчет трудовой книжки. Упоминание о ней не вычищайте — бумажные трудовые также придется продолжать вести по желанию работников.

Просто после упоминания в локальных документах трудовой книжки добавьте, что работник предоставляет вместо нее сведения о трудовой деятельности, а работодатель выдает эти сведения при увольнении в случаях, когда это требуется по закону (про эти случаи говорится в ст. 66.1 и 84.1 Трудового кодекса).

Если у вас микропредприятие (до 15 сотрудников и годовой доход не более 120 миллионов рублей, вы внесены в специальный реестр), то вас этот пункт, скорее всего, не касается. Микропредприятия могут не утверждать у себя локальные нормативные акты.

Нужно установить порядок, в котором сотрудники смогут запрашивать сведения о трудовой деятельности. Дело в том, что они могут делать такие запросы не только в бумажном виде, но и по электронной почте на электронный адрес работодателя. Отреагировать на это письмо и предоставить сведения необходимо за три рабочих дня.

Поэтому в интересах работодателя организовать всё так, чтобы подобные обращения не терялись. Лучше установить конкретный адрес электронной почты и назначить ответственного за регулярный мониторинг этого почтового ящика. Также можно установить требования к заявлению сотрудника по выдаче сведений о трудовой деятельности в электронном виде.

Если у компании есть корпоративная CRM-система, с помощью которой сотрудники запрашивают справки и иные кадровые документы, это также надо описать в порядке предоставления сведений о трудовой деятельности в электронном виде.

Такой порядок можно расписать в Правилах внутреннего трудового распорядка или любом другом локальном документе на выбор работодателя.

Например, если у вас микропредприятие и нет локальных нормативных актов, регулирующих трудовые отношения, можно просто издать приказ, утверждающий такой порядок.

В любом случае с этим документом работников нужно ознакомить в письменном виде до конца 2020 года.

Работники, которых вы уведомили о переходе на электронные трудовые книжки, должны решить, сохранять бумажный документ или нет. Срок — до 31.12.2020 включительно.

Автоматически перевести всех на «электронку» нельзя. Работники думают до конца года, и подгонять их тоже нельзя. Те, кто проигнорирует уведомление работодателя и не подаст никакого заявления, по умолчанию будут считаться решившими сохранить бумажную книжку.

Эти «молчуны», а также те, кто подаст заявление о продолжении вести бумажную книжку, смогут в дальнейшем передумать и перейти на «электронку». Это можно будет сделать как в течение 2020 года, так и в любом следующем году. А вот те, кто сразу решится на «электронку», поменять потом свое решение не смогут.

Обратно вернуться к бумажной трудовой книжке нельзя.

Подача работником работодателю того или иного заявления (о переходе на электронную трудовую книжку или о сохранении бумажной трудовой книжки) считается кадровым мероприятием для отчета СЗВ-ТД.

Отражайте его, когда будете отчитываться за тот месяц, когда работник сообщил вам о своем выборе.

Если в этом месяце, помимо подачи заявления, у сотрудника был перевод на другую должность или другое событие, отражайте всё в одном отчете в разных строках.

В 2021 году сроки по сдаче отчета в Пенсионный фонд изменятся. О приеме или увольнении сотрудника придется отчитываться сразу после трудоустройства или расторжения договора. Крайняя дата — следующий рабочий день. А вот о переводах и иных кадровых мероприятиях сведения надо будет подавать по-старому — до 15-го числа следующего месяца.

В 2021 году выдайте трудовые книжки тем работникам, которые написали заявления об отказе от них. Сделайте в трудовых книжках последнюю запись о том, что работник подал заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде.

Только объясните сотрудникам, что отказ от ведения бумажной трудовой книжки не значит, что ее теперь можно выкинуть. В электронной трудовой будут сведения о работе только начиная с 2020 года.

Поэтому при трудоустройстве к новому работодателю работник предоставит и электронные сведения, и бумажную трудовую. Однако теперь работодатель просто ознакомится с ее содержанием, возможно, снимет копию, а затем отдаст назад работнику.

Никаких записей при трудоустройстве вносить в трудовую книжку, от дальнейшего ведения которой сотрудник отказался, не нужно.

Для тех, кто решил оставить бумажную трудовую, ничего не изменится —работодатель продолжит вести бумажную трудовую книжку по старым правилам, но так же, как и на остальных работников, будет заполнять отчет СЗВ-ТД.

При увольнении работников, которые отказались от бумажной трудовой, работодатель должен выдать вместо нее сведения о трудовой деятельности. Это специальная форма СТД-Р. По желанию работника ее можно предоставлять в электронном виде, например отправить файл на электронную почту, а можно в виде подписанной бумажной распечатки с печатью.

Работник имеет право запросить сведения из электронной трудовой также в период работы в компании. По аналогии с другими рабочими документами работодатель обязан их предоставить в течение трех рабочих дней с даты получения заявления. Их также можно получить как в бумажном виде с подписью и печатью, так и в электронном виде.

Есть важный момент: тем сотрудникам, которые сохранили бумажную трудовую, работодатель не должен предоставлять сведения из электронной трудовой. Они будут их получать самостоятельно в МФЦ, отделении Пенсионного фонда или на сайте госуслуг.

Новые сотрудники должны будут предъявлять новому работодателю как бумажную трудовую книжку (если она у них была заведена), так и сведения о трудовой деятельности, полученные либо у прежнего работодателя (форма СТД-Р), либо самостоятельно.

Если в трудовой книжке будет запись о том, что она выдана на руки в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ, а в сведениях о трудовой деятельности сказано, что этот человек отказался от бумажной трудовой, значит, делать в книжке запись о приеме на работу не нужно.

Вы подадите только отчет в Пенсионный фонд (СЗВ-ТД).

Если же в трудовой книжке записи о ее выдаче на руки в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ нет, а есть обычная запись об увольнении с прежнего места, и в сведениях о трудовой деятельности не сказано, что сотрудник отказался от бумажной трудовой, значит, нужно, как раньше, сделать в его трудовой книжке запись о приеме на работу, оставить книжку у себя. Но еще и подать отчет СЗВ-ТД.

А вот обязанности заводить бумажные трудовые книжки тем новым сотрудникам, у которых их никогда не было, у работодателей больше не будет. Новички рынка труда автоматически будут «получать» только электронные трудовые.

Если бумажная трудовая книжка у нового сотрудника до 2021 года была, но он ее потерял или она испорчена, он, как и сейчас, сможет потребовать, чтобы работодатель завел ему новую трудовую.

Ссылка на основную публикацию